Kodeks etyczny czasopisma „Gubernaculum et Administratio”

 

§ 1 Etyka publikacji i stwierdzenie nadużycia

Kodeks etyczny czasopisma naukowego „Gubernaculum et Administratio” ma na celu zapewnienie etyki i jakości publikacji naukowych. Zachowanie i przestrzeganie norm etycznych jest obowiązkiem wszystkich zaangażowanych stron: autorów, recenzentów i redaktorów.

 

§ 2 Obowiązki Redakcji „Gubernaculum et Administratio”

Redakcja:

1. Broni i promuje wolność wypowiedzi. Nadesłane teksty naukowe są oceniane wyłącznie na podstawie ich jakości, wartości i rzetelności naukowej.

2. Wyklucza potrzeby komercyjne, które naruszają standardy intelektualne i etyczne.

3. Zapewnia weryfikację publikowanych tekstów naukowych, raportów i opinii z badań przez niezależnych recenzentów posiadających odpowiednie kwalifikacje. Odpowiedni recenzenci powinni być w stanie ocenić pracę i być wolni od konkurencyjnych lub dyskwalifikujących interesów w stosunku do zgłoszonych tekstów naukowych.

4. W razie wykrycia, że przedłożony tekst jest plagiatem, nie dopuszczać do jego opublikowania. W przypadku wykrycia plagiatu lub innego naruszenia prawa autorskiego (jak np. wystąpienie zjawiska „ghostwriting” lub „guest authorship”), Redakcja zastrzega sobie prawo do zawiadamiania instytucji, której autor posiada afiliację, lub z którą współpracuje lub podjęcia innych stosownych kroków prawnych. Plagiat jako zachowanie nieetyczne nie jest akceptowalny.

 

§ 3 Odpowiedzialność Redakcji „Gubernaculum et Administratio”

Redakcja:

1. Konsultuje opinie autorów, czytelników, recenzentów i członków rad redakcyjnych na temat możliwości i sposobów poprawy procesów wydawniczych czasopisma.

2. Posiada uprawnienia do odrzucenia czy akceptacji tekstu. Tekst może zostać odrzucony w szczególności, gdy jego treść odbiega od zasad rzetelności naukowej lub stanowi naruszenie prawa autorskiego.

3. Odpowiada za treści i ogólną jakość publikacji. Czuwa nad zgodnością przedłożonych tekstów naukowych z kodeksem etycznym czasopisma.

4. Dba o zachowanie anonimowości recenzentów. Recenzowanie opiera się na modelu obustronnie anonimowym według procedury „double-blind review process”. W toku procesu recenzyjnego zarówno autorzy nie znają tożsamości recenzentów, jak i recenzenci nie znają tożsamości autorów.

5. W przypadku podejrzenia o zaistnienie naruszenia w obszarze podejmowania decyzji, co do akceptacji lub odrzucenia publikacji podejmuje wszelkie możliwe racjonalne próby rozwiązania zaistniałego problemu.

6. Współpracuje z wydawnictwem na każdym etapie procesu publikacji.

7. Zapobiega powstawaniu wszelkich konfliktów interesów pomiędzy autorami, recenzentami i członkami Rady.

 

§ 4 Odpowiedzialność i obowiązki Autorów

Autorzy:

1. Stosują wszelkie wymogi jakie nakłada na niego prawo autorskie.

2. Ujawniają informacje o źródłach finansowania swojego tekstu (np. czy jego finansowanie powiązane jest z uzyskanym grantem) lub wkładzie instytucji w jego powstanie, jeżeli istnieje.

3. Mają obowiązek zadeklarować wszelkie potencjalne lub faktyczne przypadki konfliktu interesów, jeżeli istnieją.

4. Jeżeli tekst jest dziełem współautorskim, na autorach lub jedynym z autorów, spoczywa obowiązek ujawnienia tego faktu.

5. Nie powinni przedkładać do publikacji tekstu wcześniej opublikowanego w innym czasopiśmie, monografii naukowej, lub w jakimkolwiek publikatorze.

6. Nie powinni przedkładać do publikacji tekstu rozpatrywanego do publikacji równocześnie w innym czasopiśmie lub jakimkolwiek publikatorze.

7. Mają obowiązek zachowywać standardy rzetelności naukowej. Należy do nich niezwłoczne informowanie Redakcji „Gubernaculum et Administratio” o zauważonych błędach w przedłożonym tekście oraz współpraca w celu skorygowania albo wycofania tekstu z procesu publikacyjnego.

 

Polityka dotycząca wykorzystania narzędzi sztucznej inteligencji (AI)

Paragraf 1. Cel

Czasopismo Gubernaculum et Administratio dopuszcza korzystanie z narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję (Artificial Intelligence – AI) wyłącznie jako wsparcia procesu badawczego i redakcyjnego. Wykorzystanie sztucznej Inteligencji (AI) przez autora musi odbywać się z pełnym poszanowaniem przepisów i zasad prawa publicznego w tym prawa autorskiego, jak również etyki w szczególności etyki naukowej, rzetelności i uczciwości naukowej.

Paragraf 2. Wykorzystanie AI przez autorów

1. Autorzy mogą wykorzystywać narzędzia AI do:

- korekty językowej i stylistycznej tekstu;

- poprawy czytelności i przejrzystości manuskryptu;

- tłumaczenia tekstu;

- wspomagania analizy danych, pod warunkiem opisania zastosowanej metody.

2. Autorzy nie mogą wykorzystywać AI do:

- generowania wyników badań lub ich fałszowania;

- tworzenia fikcyjnych danych, źródeł lub cytowań;

- modyfikowania ilustracji, wykresów lub fotografii w sposób prowadzący do zafałszowania wyników badań;

- ukrywania rzeczywistego autorstwa tekstu.

1. Autor odpowiada za:

- weryfikację poprawności wszystkich informacji wygenerowanych przy pomocy AI;

- sprawdzenie kompletności i poprawności cytowań;

- zgodność treści z zasadami etyki naukowej.

1. Jeżeli wykorzystanie AI miało istotny wpływ na przygotowanie manuskryptu, autor powinien ujawnić ten fakt w odrębnej sekcji (jeśli istnieje) lub wiadomości elektronicznej przesłanej na adres mailowy redakcji zatytułowanej np. „Oświadczenie dotyczące wykorzystania AI”.

Przykład:

Autor wykorzystał narzędzie ChatGPT (OpenAI) wyłącznie do poprawy języka oraz uporządkowania struktury tekstu. Wszystkie treści merytoryczne, analiza, interpretacja wyników oraz wnioski zostały przygotowane i zweryfikowane przez autora.

Paragraf 3. AI nie może być autorem

Narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję (np. ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot i podobne) nie mogą być wskazywane jako autorzy ani współautorzy publikacji, ponieważ nie posiadają zdolności do ponoszenia odpowiedzialności za treść pracy, złożenia oświadczeń wymaganych przez Redakcję ani przeniesienia praw autorskich.

Paragraf 4. Wykorzystanie AI przez recenzentów

1. Recenzenci nie mogą przesyłać pełnych ani znacznych fragmentów nieopublikowanych manuskryptów do publicznie dostępnych narzędzi AI bez uprzedniej zgody Redakcji.
2. AI może być wykorzystywana wyłącznie pomocniczo, np. do sprawdzenia poprawności językowej opinii recenzenckiej.
3. Odpowiedzialność za treść recenzji ponosi wyłącznie recenzent.

Paragraf 5. Wykorzystanie AI przez Redakcję

Redakcja może wykorzystywać narzędzia AI w celu:

- wstępnej oceny językowej zgłoszeń;

- wykrywania podobieństw tekstu;

- wspomagania organizacji procesu wydawniczego.

Każda decyzja redakcyjna jest podejmowana wyłącznie przez człowieka.

Paragraf 6. Naruszenie polityki AI

Za naruszenie niniejszej polityki uznaje się w szczególności:

- nieujawnienie istotnego wykorzystania AI;

- przedstawienie treści wygenerowanych przez AI jako własnych ustaleń naukowych;

- wykorzystanie AI do fabrykowania danych, wyników badań lub źródeł;

- świadome pozostawienie niezweryfikowanych informacji wygenerowanych przez AI.

W przypadku stwierdzenia naruszenia Redakcja może:

- zażądać wyjaśnień od autora;

- zwrócić manuskrypt do poprawy;

- odrzucić zgłoszenie;

- wycofać opublikowany artykuł (retraction);

- poinformować właściwą instytucję naukową autora.

Paragraf 7. Aktualizacja polityki

Niniejsza polityka będzie podlegała okresowym przeglądom i aktualizacjom wraz z rozwojem technologii AI oraz zmianami wytycznych COPE i innych organizacji zajmujących się etyką publikacyjną.

Procedura zgłaszania naruszeń praw autorskich

Paragraf 1. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest określenie zasad zgłaszania oraz rozpatrywania przypadków naruszenia praw autorskich dotyczących materiałów opublikowanych lub zgłoszonych do publikacji w czasopiśmie Gubernaculum et Administratio. Procedura ma zapewnić ochronę praw autorów oraz zachowanie najwyższych standardów etyki publikacyjnej zgodnie z wytycznymi Committee on Publication Ethics (COPE).

Paragraf 2. Zakres procedury

Procedura znajduje zastosowanie w przypadku podejrzenia:

- plagiatu lub autoplagiatu,

- nieuprawnionego wykorzystania całości lub części utworu,

- wykorzystania tabel, wykresów, fotografii, ilustracji lub innych materiałów bez wymaganej zgody właściciela praw autorskich,

- naruszenia praw autorskich osób trzecich,

- naruszenia warunków licencyjnych dotyczących materiałów wykorzystanych w publikacji.

Paragraf 3. Podmioty uprawnione do zgłoszenia

Zgłoszenia może dokonać każda osoba posiadająca uzasadnione podstawy do twierdzenia, że doszło do naruszenia praw autorskich, w szczególności: autor, współautor, właściciel praw autorskich, recenzent, czytelnik, wydawca, przedstawiciel instytucji naukowej.

Paragraf 4. Forma zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zostać przesłane drogą elektroniczną na adres redakcji i zawierać:

1. dane zgłaszającego,
2. wskazanie publikacji, której dotyczy zgłoszenie,
3. dokładny opis zarzucanego naruszenia,
4. wskazanie materiałów źródłowych,
5. dokumenty lub inne dowody potwierdzające zgłoszenie (jeżeli są dostępne).

Anonimowe zgłoszenia mogą zostać rozpatrzone, jeżeli zawierają wystarczające informacje pozwalające na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.

Paragraf 5. Postępowanie wyjaśniające

1. Redakcja potwierdza otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych.
2. Redaktor Naczelny lub upoważniony Zastępca Redaktora dokonuje wstępnej oceny zgłoszenia.
3. W razie potrzeby Redakcja zwraca się do autora o przedstawienie wyjaśnień oraz dokumentacji potwierdzającej posiadanie praw do wykorzystanych materiałów.
4. Redakcja może korzystać z systemów antyplagiatowych oraz konsultacji ekspertów.
5. W uzasadnionych przypadkach Redakcja może zwrócić się do instytucji zatrudniającej autora lub innych właściwych podmiotów o zajęcie stanowiska. Paragraf 6. Środki podejmowane przez Redakcję

Po zakończeniu postępowania Redakcja może:

1. uznać zgłoszenie za bezzasadne,
2. zobowiązać autora do usunięcia naruszenia przed publikacją,
3. odmówić publikacji artykułu,
4. opublikować erratę lub sprostowanie,
5. wycofać (retract) opublikowany artykuł,
6. opublikować informację o wycofaniu publikacji,
7. poinformować właściwą instytucję naukową autora lub inne uprawnione organy.

Dobór środków zależy od charakteru i skali naruszenia.

Paragraf 7. Poufność

Całe postępowanie prowadzone jest z zachowaniem poufności, bezstronności oraz poszanowaniem praw wszystkich stron. Informacje uzyskane w toku postępowania wykorzystywane są wyłącznie do rozpatrzenia zgłoszenia.

Paragraf 8. Termin rozpatrzenia zgłoszenia

Redakcja dąży do zakończenia postępowania w terminie 60 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony, o czym strony zostaną poinformowane.

Paragraf 9. Podstawa postępowania

Postępowanie prowadzone jest w szczególności na podstawie:

- ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,

- wytycznych Committee on Publication Ethics (COPE),

- zasad etyki publikacyjnej obowiązujących w czasopiśmie Gubernaculum et Administratio.

Paragraf 10. Postanowienia końcowe

Redakcja zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej procedury w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, wytycznych COPE oraz dobrych praktyk wydawniczych.